Văn phòng thông minh là gì? Có những yếu tố nào được đánh giá là cần thiết của một văn phòng thông minh? Và một văn phòng được đánh giá là thông minh sẽ có những yếu tố nào đi kèm? Hãy cùng tìm hiểu thêm về khái niệm và các tính năng ngay bài viết dưới đây.
Khái niệm văn phòng thông minh là gì?
Văn phòng thông minh (Smart Office) là giải pháp văn phòng kết hợp công nghệ hiện đại để tăng cường sự phát triển và thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên. Những công nghệ hiện đại được nhắc đến là những thiết bị thông minh, những phần mềm thông minh để hỗ trợ làm việc cho nhân viên, giúp tối ưu hóa môi trường văn phòng, thân thiện với môi trường cũng như tiết kiệm được chi phí.
Văn phòng thông minh có cốt lõi nhất đấy chính là sự tối ưu hóa. Chúng có mục đích cách mạng hóa và tối ưu được không gian làm việc và hiệu quả làm việc với những người hoạt động ở trong công ty.
Với giải pháp này chúng hỗ trợ và giúp giữ chân được nhiều nhân viên hơn. Chúng hỗ trợ được mọi công việc cho nhân viên giúp quá trình làm việc của họ diễn ra suôn sẻ và giảm bớt được các áp lực.
Những lợi ích của văn phòng thông minh
Đã là văn phòng thông minh chắc hẳn chúng sẽ mang đến nhiều những lợi ích to lớn.
Hiệu quả làm việc nâng cao
Điều mà mọi người có thể nhìn vào đầu tiên chính là cải thiện được hiệu quả làm việc của nhân viên. Chúng giúp cho các nhân viên hoàn thành công việc được tốt hơn. Các công việc hầu như được tự động hóa bởi nhiều phần mềm hỗ trợ.
Việc hiệu quả làm việc được nâng cao cũng như rút ngắn được thời gian làm việc. Giúp cho các nhân viên có thể học hỏi và nâng cao trình độ của bản thân và giúp ích cho việc phát triển công ty về lâu dài.
Xem thêm: Xây dựng văn phòng lý tưởng cần có những gì?
An toàn và bảo mật
Với những thiết bị cảm biến như camera an ninh tích hợp wifi sẽ giúp một văn phòng thông minh hơn so với các văn phòng truyền thống khác. Những dữ liệu trên các thiết bị thông minh này có khả năng lưu trữ và giúp cho người dùng có thể dễ dàng truy cập lúc cần thiết.
Thêm vào đó những giải pháp đám mây có thể giúp tăng cường mức độ bảo mật và tránh tình trạng đánh cắp thông tin và truyền dữ liệu cho đối thủ.
Làm việc linh hoạt
Lợi ích không thể không kể đến của văn phòng thông minh đấy chính là tăng cường được sự hợp tác và tạo điều kiện làm việc linh hoạt mà không làm ảnh hưởng đến tinh thần đồng đội.
Với các công cụ từ xa cho phép các nhân viên có thể kết nối với nhau. Những phần mềm văn phòng thông minh hữu ích giúp cho các nhân viên trao đổi công việc và hoàn thành công việc tốt nhất.
Việc thường xuyên tương tác với nhau qua các phần mềm văn phòng giúp cải thiện được mối quan hệ của các nhân viên.
Ngoài ra công nghệ văn phòng thông minh cho phép các nhân viên quản lý được lịch trình làm việc được tốt hơn và giao tiếp với đồng nghiệp được dễ dàng hơn. Việc thoải mái về tư tưởng, giảm bớt stress và áp lực giúp cho nhân viên thích thú hơn mỗi khi đến công ty để làm việc.
Những tính năng cần có của văn phòng thông minh
Mỗi một văn phòng thông minh sẽ có thiết kế văn phòng khác nhau, tùy từng lĩnh vực kinh doanh và nhu cầu sử dụng mà sẽ có những cách thiết kế khác nhau.
Không gian và ánh sáng
Sức khỏe của nhân viên luôn được đặt lên hàng đầu. Vì thế một văn phòng với không gian thoáng đãng, ánh sáng đầy đủ sẽ tốt cho sức khỏe cũng như thị lực của nhân viên.
Hiện nay các công ty đang đầu tư vào các thiết bị thông minh không cần chạm, giúp hạn chế được tối đa được sự lây lan vi khuẩn. Các nhân viên và khách hàng có thể sử dụng các tính năng đăng nhập mà không cần chạm.
Phòng họp thông minh
Đã là văn phòng thông minh thì cũng sẽ cần có một phòng họp thông minh. Chúng kế hợp những tính năng giúp cải thiện và hợp lý hóa quy trình họp của công ty. Hiện tại có những phần mềm có cho phép các nhân viên đặt được các không gian và xem đồng nghiệp của họ sẽ đi đâu. Điều này giúp quá trình đặt phòng diễn ra nhanh chóng hơn.
Phòng họp thông minh có kết hợp phần mềm sẽ cho phép người dùng thêm được các tính năng bổ sung như dịch vụ ăn uống… Hệ thống quản lý cuộc họp giúp gửi các thông báo đến những người sẽ tham dự cuộc họp. Nhóm phòng họp thông minh này sẽ chia sẻ các tài liệu liên quan đến cuộc họp, và cho biết mọi người sẽ đảm nhiệm vai trò chính là gì?
Quản lý khách truy cập thông minh
Các hệ thống quản lý sẽ cho phép tự động hóa quá trình đăng ký của khách hàng. Các doanh nghiệp sẽ theo dõi xem số lượt đăng ký mỗi ngày của khách hàng là bao nhiêu. Đồng thời hệ thống quản lý này cũng sẽ hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng tìm được những thông tin mà họ đang mong muốn.
Camera giám sát là một trong những tính năng quan trọng trong các hệ thống văn phòng thông minh. Chúng giúp tăng cường được bảo mật nơi làm việc và hỗ trợ người quản lý quản lý được nhân viên cũng như khách hàng.
Xem thêm: Văn phòng điện tử là gì? Lợi ích của văn phòng điện tử
Thu thập và hiển thị thông tin
Mỗi một văn phòng thông minh đều có những thiết bị công nghệ vô cùng hiện đại. Chúng bao gồm những màn hình thông minh được đặt ở những vị trí phù hợp nhất để cung cấp thông tin cần có cho người dùng.
Ngoài ra để thu thập dữ liệu và giám sát con người thì những thiết bị như máy ảnh, camera, cảm biến thông minh là những thiết bị cần có.
Ngoài ra còn có rất nhiều những yếu tố như kết nối internet nội bộ, công nghệ kích hoạt văn phòng thông minh, Hot-Desking…là những yếu tố cũng cần thiết đối với văn phòng thông minh.
Khái niệm văn phòng thông minh chắc hẳn không quá xa lạ gì đối với mọi người. Tuy nhiên những thông tin mà chúng tôi cung cấp trên đây hy vọng sẽ hữu ích đến quý anh chị khách hàng. Để thiết kế văn phòng đẹp nhất quý anh chị hãy liên hệ ngay đến Arica Việt Nam để được tư vấn miễn phí.
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ARICA VIỆT NAM
Hotline: 0932.225.655
Email: tannguyen@aricadecor.com
Website: aricadecor.com
