Nhân viên lễ tân sẽ là bộ phận đầu tiên và thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, do đó đây là một vị trí quan trọng trong một doanh nghiệp. Vậy cụ thể lễ tân là gì? Những công việc của lễ tân cần làm là gì? Cùng Arica Việt Nam tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây nhé!

Lễ tân là gì?

Lễ tân là bộ phận sẽ đón tiếp khách hàng từ sảnh ra vào của các doanh nghiệp. Ấn tượng ban đầu của khách hàng về doanh nghiệp sẽ phụ thuộc phần lớn vào cách làm việc của lễ tân.

Nhân viên lễ tân có cách làm việc chuyên nghiệp, ứng xử khéo léo sẽ để lại một điểm cộng rất lớn về doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng. Bởi nó giúp khách hàng cảm thấy sự thoải mái, thân thiện và chuyên nghiệp mà từ đó đánh giá cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp. 

Do vậy bộ phần lễ tân có một vai trò quan trọng không thể thiếu trong các doanh nghiệp, đặc biệt đối với ngành dịch vụ như khách sạn, nhà hàng, thẩm mỹ viện,…..

Nhiệm vụ của lễ tân là gì?

Lễ tân trong mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có những công việc đặc thừ khác nhau. Nhưng về cơ bản sẽ bao gồm các nhiệm vụ sau đây: 

• Chào đón và chào đón khách ngay khi họ đến văn phòng
• Hỗ trợ và hướng dẫn khách một số vấn đề như: vị trí các phòng ban, tìm người cần liên hệ, các dịch vụ của doanh nghiệp,….
• Trả lời, sàng lọc và chuyển tiếp các cuộc gọi điện thoại đến đúng bộ phận có quyền hạn xử lý
• Đảm bảo khu vực lễ tân gọn gàng và có thể trình bày được, với tất cả văn phòng phẩm và tài liệu cần thiết (ví dụ: bút, biểu mẫu và tài liệu quảng cáo)
• Cung cấp thông tin cơ bản và chính xác trực tiếp và qua điện thoại/email
• Nhận, sắp xếp và phân phối thư/giao hàng hàng ngày
• Duy trì an ninh văn phòng bằng cách tuân theo các quy trình an toàn và kiểm soát việc ra vào thông qua quầy lễ tân (theo dõi sổ nhật ký, cấp thẻ cho khách)
• Cập nhật lịch và lên lịch họp
• Sắp xếp việc đi lại và ăn ở, và chuẩn bị chứng từ
• Giữ hồ sơ cập nhật về chi phí và chi phí văn phòng
• Xử lý các công việc được cấp trên yêu cầu.

         Xem thêm: Admin là gì? Công việc chi tiết của từng vị trí Admin là làm gì?

Các yêu cầu đối với nhân viên lễ tân

Để hoàn thành công việc một các tốt nhất nhân viên lễ tân cũng cần đáp ứng được các yếu tố cần thiết sau: 

• Thái độ phụ vụ và ngoại hình chuyên nghiệp giúp để lại ấn tượng tốt trong mắt khách hàng
• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói vững chắc: Giải quyết các vấn đề hay phàn nàn của khách một cách khéo léo giúp họ thấy thoải mái, dễ chịu.
• Có khả năng tháo vát, chủ động và linh hoạt trong mọi hoàn cảnh đặc biệt khi có vấn đề phát sinh. 
• Có kỹ năng tổ chức tốt
• Kỹ năng đa nhiệm và quản lý thời gian, với khả năng ưu tiên các nhiệm vụ
• Kỹ năng ngoại ngữ: sử dụng thành thạo một ngôn ngữ nước ngoài như tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn,… có thể là một yếu tố bắt buộc cho vị trí lễ tân trong môi trường cần giao tiếp với khách hàng nước ngoài.

Lợi ích của công việc lễ tân lễ tân là gì?

Có rất nhiều lợi ích của công việc lễ tân. Ví dụ: với tư cách là nhân viên lễ tân, bạn học các kỹ năng có giá trị về quan hệ khách hàng, đa tác vụ và quản lý thời gian. Bạn cũng đạt được sự thành thạo trong tất cả các hoạt động và hoạt động kinh doanh, bao gồm cả việc lên lịch cuộc họp và cuộc hẹn cũng như công việc hành chính. Những kỹ năng này làm cho lễ tân lễ tân trở nên hấp dẫn đối với nhiều lĩnh vực việc làm khác nhau liên quan đến công việc văn phòng hoặc trách nhiệm đối mặt với khách hàng. Ngoài ra, nhân viên lễ tân tại quầy lễ tân thường có lịch làm việc nhất quán và thậm chí có thể đủ điều kiện nhận tiền gửi trực tiếp, kỳ nghỉ có lương hoặc trợ cấp sức khỏe.

           Xem thêm: Văn hóa doanh nghiệp là gì? Tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp là như thế nào?

Trên đây là những tổng hợp về công việc của một nhân viên lễ tân, mong rằng bài viết này của công ty thiết kế văn phòng Arica Việt Nam sẽ giúp bạn hiểu hơn về vị trí làm việc này!

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ARICA VIỆT NAM

Hotline: 0932.225.655

Email: tannguyen@aricadecor.com

Website: aricadecor.com