Chắc hẳn bạn đã từng nghe cụm từ Admin khi sử dụng các trang mạng xã hội như facebook. Nhưng có thể ít ai biết Admin cũng là một vị trí làm việc trong một công ty, từng vị trí cụ thể sẽ có những nhiệm vụ khác nhau. Vậy hãy cùng Arica Decor tim hiểu vị trí Admin thực chất là gì, công việc chính của ví trí này là ra qua bài viết dưới đây nhé!
Vị trí Admin là gì?
Admin ( Administrator) là quản trị viên hay là người quản trị. Quản trị viên có các nhiệm vụ giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức hoạt động trơn tru. Làm quản trị viên thường trông coi các hoạt động và quy trình hàng ngày giúp đồng nghiệp của bạn trong công ty thực hiện công việc của họ.
Trong một công ty nhỏ, bạn có thể được yêu cầu đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, trong khi ở một công ty lớn hơn, bạn có thể tập trung vào một lĩnh vực cụ thể như tài chính, dữ liệu hoặc nguồn nhân lực.
Xem thêm: Lễ tân là gì? Chi tiết công việc của một nhân viên lễ tân.
Công việc của nhân viên Admin là gì?
Admin thường nắm những quyền hạn rất có tiếng nói đối với nhân viên trong công ty tại những bộ phận nhất định. Công việc của một admin rất đa dạng, phong phú bởi nó phụ thuộc vào vị trí đảm nhận khác nhau. Mỗi vị trí là những đầu công việc được phân bổ phù hợp. Thường sẽ có 5 vị trí phổ biến cho Admin như sau:
Admin văn phòng (Admin officer)
Là người quản lý văn phòng cũng như phụ trách các công việc quản trị hành chính trong doanh nghiệp. Công việc chính của Admin văn phòng là công việc liên quan đến giấy tờ, các hợp đồng của công ty, văn bản hành chính và các việc phát sinh khác trong văn phòng có liên quan.
Admin văn phòng là người có quyền hạn cao nhất trong một bộ phận của doanh nghiệp. Họ là người đưa ra các quyết định và chỉ đạo nhân viên thực hiện nó đồng thời cũng là người phải chịu trách nhiệm hoàn toàn vấn đề phát sinh trong qua trình làm việc của nhân viên.
Sale admin (Sales Administrator)
Là vị trí trợ lý hoặc thư ký kinh doanh cho một doanh nghiệp. Sale admin sẽ thực hiện những nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp từ giám động kinh doanh hoặc trưởng phòng kinh doanh. Sale admin sẽ kết hợp với các bộ phận để thúc đẩy các hoạt động bán hàng nhằm nâng cao doanh số cho bộ phận kinh doanh. Họ là người có vai trò quan trọng và then chốt trong việc tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Admin website
Là người quản trị viên điều hành, phân phối và kiểm soát các hoạt động của một website. Admin sẽ định hướng nội dụng và là người phân tích các dữ liệu để đưa ra các chiến lược phù hợp tại thời điểm đó để phát triển website một cách tốt nhất.
Admin Facebook
Là quản trị viên của các fanpage, group trên facebook và có tất cả quyền hạn với nó. Quan trị viên sẽ điều phối, định hướng và phát triển nội dung trên hệ thống. Họ là người kiểm duyệt các bài đăng tải, các bình luận, cảnh cáo và xóa các nội dụng xấu, ảnh hưởng không tốt trên nền tảng.
Những kỹ năng cần thiết cho công việc admin?
Có một số kỹ năng cần thiết và chìa khóa để có được một công việc admin tốt là chứng minh rằng bạn có những phẩm chất này. Nếu bạn có kinh nghiệm làm việc hạn chế, bạn nên nêu bật cách bạn đã sử dụng những kỹ năng này trong học tập và trong cuộc sống, vì chúng rất dễ chuyển đổi bên ngoài nơi làm việc.
Một số kỹ năng quản trị chính mà nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm bao gồm:
Kỹ năng giao tiếp
Quản trị viên thường phải trả lời các cuộc gọi đến, vì vậy họ là điểm liên lạc đầu tiên giữa doanh nghiệp và khách hàng. Bạn cần có khả năng trình bày một hình ảnh tích cực về tổ chức và đảm bảo rằng yêu cầu được giải quyết một cách hiệu quả. Bạn cũng cần có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản tốt, chẳng hạn như để trả lời email bên ngoài hoặc soạn thảo thư và tin nhắn thay cho người khác.
Những ứng viên xin việc quản trị viên thành công sẽ có vẻ ngoài chỉnh tề và thể hiện bản thân một cách rõ ràng, thân thiện nhưng vẫn chuyên nghiệp. Nhà tuyển dụng cũng sẽ theo dõi chính tả, ngữ pháp và cấu trúc câu chính xác, vì vậy hãy luôn kiểm tra chính tả CV của bạn và mọi thư từ qua email.
Kỹ năng tổ chức
Là người chịu nhiều trách nhiệm – và thường là những yêu cầu vào phút chót từ lãnh đạo – bạn cần có khả năng sắp xếp khối lượng công việc của mình một cách hiệu quả. Điều quan trọng là phải chứng minh rằng bạn có thể dẫn đầu và định hình được thứ tự công việc dù nó có phát sinh đột xuất.
Động lực bản thân và độ tin cậy
Làm tốt công việc admin có nghĩa là nhanh chóng chiếm được lòng tin của mọi người. Điều cần thiết là phải đáng tin cậy, đúng giờ, sẵn sàng và có thể hoàn thành nhiệm vụ mà không cần định hướng nhiều.
Xem thêm: Văn hóa doanh nghiệp là gì? Tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp là như thế nào?
Kỹ năng phục vụ khách hàng
Không phải tất cả các vai trò quản trị viên đều phải tiếp xúc với khách hàng, nhưng bằng cách coi tất cả những người mà bạn làm việc cùng đều là khách hàng – và làm hài lòng họ hàng ngày – bạn sẽ nhanh chóng tạo dựng được sự nghiệp thành công. Trong một cuộc phỏng vấn, hãy tìm cách làm nổi bật kỹ năng của bạn trong việc giúp đỡ người khác và nỗ lực hơn nữa.
Kỹ năng máy tính
Hầu hết mọi vai trò quản trị viên sẽ liên quan đến rất nhiều công việc với máy tính. Bạn sẽ phải biết cách sử dụng tối thiểu Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Outlook, cộng với các loại phần mềm trực tuyến có thể tùy thuộc vào khu vực bạn sẽ làm việc.
Bài viết trên là những tổng hợp của công ty thiết kế văn phòng Arica Decor về vị trí admin, hi vọng bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc và vị trí admin cụ thể mà bạn có thể đảm nhận khi bước vào một công việc mới.
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ARICA VIỆT NAM
Hotline: 0932.225.655
Email: tannguyen@aricadecor.com
Website: aricadecor.com
