Văn phòng ảo chắc không hẳn là một khái niệm quá lạ lẫm, nhưng không phải ai cũng hiểu và biết hết về nó. Văn phòng ảo du nhập và phát triển trên thị trường khá rầm rộ trong thời gian gần đây tại Việt Nam. Vậy văn phòng ảo thực chất là gì, nó có những ưu điểm hay nhược điểm gì? Theo dõi bài viết dưới đây để cùng tìm hiểm sâu hơn về văn phòng ảo cùng Arica Decor.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo một dịch vụ cho phép các công ty làm việc từ xa trong khi vẫn duy trì sự hiện diện tại một khu vực cụ thể mà không phải trả tiền thuê văn phòng dài hạn, sắm sửa cơ sở vật chất. Văn phòng ảo cung cấp đầy đủ các tiện ích, chẳng hạn như địa chỉ gửi thư, quầy lễ tân, dịch vụ điện thoại và thư thoại, dịch vụ in ấn và fax, thậm chí cả phòng họp và bàn làm việc.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ khi bước vào thị trường cam go, canh tranh khắc nghiệt cần cắt giảm nhiều nguồn chi phí để thu lợi nhuận thì thuê văn phòng ảo sẽ là một phương án vô cùng phù hợp. Văn phòng ảo sẽ cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất để phục vụ nhu cầu làm việc của mọi người. Doanh nghiệp nhỏ cũng sẽ giảm bớt gánh nặng, không phải băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình.
Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo
Ưu điểm của văn phòng ảo
Tiết kiệm chi phí tối đa cho doanh nghiệp
Các nhà cung cấp văn phòng ảo thường cung cấp các tổ hợp dịch vụ khác nhau để bạn lựa chọn. Nó bao gồm địa chỉ doanh nghiệp, nhận và chuyển tiếp thư, trả lời điện thoại, và thậm chí đặt phòng họp hoặc bàn làm việc. Với nhiều gói khác nhau để lựa chọn, bạn sẽ đảm bảo rằng bạn chỉ đang trả cho những gì công ty của bạn cần hiện tại. Sẽ không bị đè nặng bởi những khoản như chi phí thuê văn phòng dài hạn, chi phí phần cứng, thanh toán tiện ích và tất cả các chi phí liên quan khác đi kèm với việc thuê một không gian văn phòng thực.
Đây là ưu điểm lớn nhất của văn phòng ảo. Chính vì ưu điểm này nên dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ở Việt Nam ngày càng được mở rộng và phát triển mạnh mẽ.
Doanh nghiệp được đặt ở vị trí thuận lợi
Các doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến chi phí thuê văn phòng mà đại điểm văn phòng được đặt ở đâu cũng là vấn đề rất được chú trọng. Văn phòng ảo sẽ đáp ứng được sự quan tâm này của các doanh nghiệp. Bới thường các văn phòng ảo sẽ được đặt ở vị trí trung tâm của các thành phố lớn, di chuyển thuận tiện. Diện mạo của công ty sẽ là yếu tố đầu tiên để khách hàng nhìn vào và đánh giá doanh nghiệp. Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp hiện đại, chuyên nghiệp, văn phòng sở tại được đặt ở vị trí đắc địa sẽ tạo được sự tin tưởng, đáng tin cậy và từ đó thu hút được những khách hàng tiềm năng.
Giảm rủi ro
Lợi thế lớn thứ ba của việc có một văn phòng ảo là giảm thiểu rủi ro khi vận hành doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty mới thành lập của bạn. Không phải thực hiện tất cả các khoản chi tiêu vốn cho nội thất và thiết bị văn phòng có nghĩa là bạn không có tất cả các nguồn lực của mình – và do đó bạn có ít nợ phải trả không liên quan đến hoạt động hơn.
Rủi ro thấp hơn này cũng có thể hữu ích nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn muốn đa dạng hóa hoặc mở rộng sang các thị trường khác. Bạn có thể dễ dàng thiết lập một giải pháp văn phòng ảo rẻ tiền khác ở một thị trường khác và dường như có sự hiện diện thực tế trên thị trường đó.
Xem thêm: Thiết kế văn phòng hybrid – Xu hướng văn phòng mới thời đại 4.0
Tính linh hoạt
Một ưu điểm khác của văn phòng ảo là bạn có thể linh hoạt làm việc khi thuận tiện cho bạn, dù bạn ở đâu. Bạn cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ công việc bình thường của mình từ nhà, cửa hàng hoặc trên đường mà không bị giới hạn ở một văn phòng cả ngày.
Thiết lập văn phòng nhanh chóng và dễ dàng
Bạn sẽ không tốn thời gian vào việc chuẩn bị kiến tạo cho không gian làm việc, chuẩn bị các giấy tờ thủ tục khi thuê một văn phòng thực. Đối với văn phòng ảo bạn thiết lập một cách nhanh chóng và dễ dàng. Vì ở đó đã có đầy đủ tiện nghi, công năng để phục vụ nhu cầu cho doanh nghiệp.
Tăng hiệu quả năng suất làm việc
Sử dụng văn phòng ảo hầu hết các nhân viên của bạn sẽ làm việc từ xa tại nhà. Bạn có biết rằng 25% nhân viên tri thức nhận thấy việc đi làm của họ là một trong những phần căng thẳng nhất trong công việc của họ. Bằng cách làm việc từ xa,sẽ có thể lấy lại số giờ đó. Sử dụng chúng để tăng năng suất trong công việc, để nghĩ ngơi, thư giãn khi làm việc quá căng thẳng. Theo nghiên cứu 42% nhân viên tin rằng họ làm việc tại nhà hiệu quả nhất, họ cảm thấy họ làm được nhiều việc hơn ở văn phòng.
Tiếp cận tài năng toàn cầu
Từ góc độ tuyển dụng, việc có một văn phòng ảo cho phép bạn khai thác một nguồn nhân tài rộng lớn hơn. Sẽ rất nhiều nhân viên sẽ cảm thấy vui vẻ và sẵn sàng khi được làm việc từ xa. Chỉ cần có các thiết bị phục vụ đầy đủ công việc sẽ không làm hạn chế vùng tuyển dụng. Như vậy sẽ giúp quy trình tìm kiếm nhân sự phù hợp sẽ trở nên dễ dàng hơn. Từ đó doannh nghiệp sẽ chiêu mộ được nhiều nhân tài phù hợp với phát triển của doanh nghiệp.
Nhược điểm của văn phòng ảo
- Hạn chế trong việc sử dụng phòng họp, khu làm việc: Do nhiều doanh nghiệp sử dụng chung một đại điểm nên khi cần dùng phòng họp, khu vực làm việc gặp gỡ khách hàng sẽ cần phải thông báo trước để sắp xếp lịch không bị trùng với doanh nghiệp khác.
- Thiếu tương tác xã hội: 20% nhân viên làm việc từ xa cho rằng “cô đơn” là cuộc đấu tranh lớn nhất của họ. Mặc dù nhân viên sẽ có thể giao tiếp ảo và điện tử, nhưng không gì có thể thay thế các kết nối được thực hiện bằng tương tác xã hội trực tiếp.
- Khó xây dựng mối quan hệ đồng đội bền chặt: Mọi người sẽ không ở cùng nhau trong tuần làm việc, nên sẽ khó đạt được mối quan hệ gắn bó chặt chẽ hơn. Các hoạt động thường ngày cùng nhau như cùng trò chuyện, ăn sáng cũng có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn đối với sự năng động của một nhóm.
- Khó khăn trong việc quản lí nhân sự: Tất cả mọi hoạt động trong công việc sẽ được làm việc từ xa, nên việc quản lí đội nhóm sẽ dẫn đến khó khăn. Bởi người quản lí sẽ không nắm bắt được và xử lí được kịp thời các vấn đề phát sinh.
Cách chọn văn phòng ảo phù hợp
Dưới đây là một số mẹo nhanh chóng và hữu ích để giúp bạn chọn đúng văn phòng ảo:
- Xác định giai đoạn kinh doanh của bạn và đánh giá nhu cầu của bạn: Lập danh sách những khía cạnh nào của lợi ích văn phòng ảo có liên quan nhất đến công ty của bạn. Những thứ cần có (bạn không thể sống thiếu những thứ này), và những điều đáng có (thú vị nhưng không quan trọng).
- Hỏi về các khoản phụ phí: Làm rõ chi phí thuê văn phòng ảo bao gồm và loại trừ những gì. Một số văn phòng ảo cơ bản sẽ quảng cáo mức giá khởi điểm thấp. Nhưng điều đó có thể sẽ loại trừ một số lợi ích cụ thể mà bạn thực sự quan tâm. Và điều đó sẽ khiến bạn phải trả giá cao hơn nhiều so với những gì bạn đã được báo giá ban đầu.
- Chọn một tùy chọn linh hoạt: Cuối cùng, khi chọn một văn phòng ảo, hãy đảm bảo rằng nó đủ linh hoạt để thích ứng với nhu cầu của bạn. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, những gì bạn cần hôm nay có thể sẽ khác với những gì bạn cần vào ngày mai.
Mong rằng bài viết trên đây sẽ giúp ích cho bạn để tránh mắc những sai lầm khi đi thuê văn phòng làm việc.
Xem thêm: 8 cách thiết kế phòng họp hiện đại, chuyên nghiệp
Nếu bạn đang có nhu cầu thiết kế văn phòng tại Hà Nôi hay các tỉnh thành trên toàn quốc hãy liên hệ cho Arica Decor theo thông tin dưới đây để được tư vấn nhiệt tình, chuyên nghiệp và sở hữu cho mình một không gian làm việc lí tưởng:
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ARICA VIỆT NAM
Hotline: 093.222.5655
Email: tannguyen@aricadecor.com
Website: aricadecor.com
