Văn phòng điện tử là gì? Chúng có phổ biến không? Và lợi ích mà văn phòng điện tử mang đến cho người dùng là gì? Cách vận hành và sử dụng chúng sẽ như thế nào? Để hiểu thêm về loại hình văn phòng này mời quý anh chị khách hàng hãy cùng tham khảo những thông tin mà chúng tôi đưa ra ngay sau đây.
Văn phòng điện tử là gì?
Khái niệm văn phòng điện tử đấy chính là thuật ngữ chỉ một môi trường văn phòng sử dụng công nghệ máy tính để hoạt động. Khái niệm văn phòng điện tử không quá xa lạ, bởi vào thế kỷ 20 thuật ngữ này đã được bắt đầu sử dụng.
Văn phòng điện tử được xem là một văn phòng ảo, chúng hoạt động phụ thuộc vào máy tính, máy chủ và các mạng để vận hành. Hiện tại ở Việt Nam hệ thống văn phòng điện tử cũng được sử dụng rộng rãi và mang đến nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp sử dụng.
Lợi ích của văn phòng điện tử là gì?
Văn phòng điện tử ngày này có thể thay thế hoàn toàn các văn phòng giấy tờ và văn phòng cổ điển. Chúng tôi ưu hóa công việc kinh doanh tốt hơn, tiết kiệm được thời gian cũng như nguồn nhân lực. Dưới đây là những lợi ích và văn phòng điện tử mang đến.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại
Nếu như ngày xưa ở mỗi công ty đều có những tủ tài liệu đồ sộ với hàng đống giấy tờ chồng chất lên nhau. Thì hiện tại văn phòng điện tử hầu như có thể thay thế hoàn toàn và tiết kiệm được không gian diện tích cũng như dễ dàng hơn trong việc quản lý và tìm kiếm những tài liệu liên quan.
Tại văn phòng điện tử người dùng có thể truy cập, tìm kiếm thông tin, tải dữ liệu công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Xem thêm: Xây dựng văn phòng lý tưởng cần có những gì?
Bảo mật và an toàn
Đối với những thiết kế văn phòng truyền thống với nhiều giấy tờ, việc thất lạc giấy tờ, đánh mất thông tin, hoặc bị đánh cắp thông tin là rất hay xảy ra.
Còn với văn phòng điện tử thì mức độ bảo mật thông tin sẽ cao hơn. Nhờ việc thiết lập các mật khẩu phân theo từng cấp, những người không liên quan và không có mật khẩu sẽ không thể thao xem được những thông tin và đánh cắp dữ liệu doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường
Nếu như không sử dụng văn phòng điện tử mỗi nhân viên hàng ngày đều phải in rất nhiều những tài liệu ra giấy. Khối lượng giấy in mỗi ngày của từng doanh nghiệp rất nhiều và điều này gây ra tình trạng lãng phí tài nguyên giấy.
Giấy được làm từ nguyên liệu gỗ, việc tiêu thụ một lượng lớn giấy khiến cho quá trình khai thác gỗ diễn ra nhiều hơn. Vì thế các doanh nghiệp hãy sử dụng văn phòng điện tử ngay từ hôm nay để tiết kiệm chi phí cũng như bảo vệ môi trường.
Tăng năng suất và hiệu quả làm việc
Việc doanh nghiệp sử dụng văn phòng điện tử giúp tăng được năng suất và hiệu quả làm việc tốt hơn. Ứng dụng này cho phép nhân viên có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu miễn sao có máy tính và mạng internet.
Nhược điểm của văn phòng điện tử
Với những ưu điểm mà chúng tôi đưa ra ở trên thì cũng có những nhược điểm đi kèm. Hiện nay đa số tại các doanh nghiệp Việt Nam đều có các văn phòng làm việc theo kiểu truyền thống. Việc sử dụng văn phòng điện tử là một trong những bước tiến lớn về công nghệ và phải mất thời gian để làm quen nó. Và để thay đổi môi trường làm việc, tư duy làm việc của mỗi người là rất khó. Bởi vì tâm lý chung của mọi người đấy chính là ngại thay đổi.
Ngoài ra cũng có những doanh nghiệp với độ tuổi nhân viên khó có thể thích nghi với công nghệ số. Khi họ đã quá quen với kiểu làm việc truyền thống và trên giấy tờ. Việc tiếp cận với văn phòng điện tử khiến họ cảm thấy khó chịu, phiền hà và không hào hứng.
Đi kèm với những ưu điểm luôn có những nhược điểm. Tuy nhiên chúng tôi vẫn đánh giá văn phòng điện tử sẽ làm một trong những yếu tố phát triển rất cao trong tương lai. Vì thế nếu như doanh nghiệp bạn cần năng động, phát triển hơn nữa thì nên chuyển hướng sang sử dụng công nghệ này ngay từ bây giờ.
Xem thêm: Văn phòng thông minh là gì? Những tính năng của văn phòng thông minh
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ARICA VIỆT NAM
Hotline: 0932.225.655
Email: tannguyen@aricadecor.com
Website: aricadecor.com
