Trước khi thuê văn phòng chắc hẳn các chủ doanh nghiệp sẽ tìm hiểu thật kĩ để tìm ra nơi phù hợp với doanh nghiệp. Nhưng làm sao để tránh những lỗi cơ bản khi thuê văn phòng không phải ai cũng biết. Hãy cùng Arica Decor tìm hiểu 5 sai lầm cơ bản cần tránh để hạn chế được những phát sinh ngoài ý muốn khi thuê và chuyển đến văn phòng mới.
1. Không tính đến kế hoạch trong tương lai
Khi ký hợp đồng thuê văn phòng, hãy nên đọc kỹ và cẩn trọng trước khi ký kết. Bạn có thể bị ràng buộc vào một hợp đồng dài hạn, hoặc một khoảng thời gian báo trước kéo dài trước khi rời đi. Nếu công việc kinh doanh của bạn cần nhiều sự thay đổi trong tương lai bạn sẽ cần một sự sắp xếp linh hoạt. Lập kế hoạch cẩn thận, đặt ngân sách và để lại đủ tài chính cho việc chuyển hướng. Hãy chuẩn bị để tăng hoặc giảm quy mô nhanh chóng.
Bạn chuyển doanh nghiệp của mình đến một địa điểm hoặc tòa nhà mới vì một lý do. Có thể là bạn muốn thuê thêm nhân viên, tăng phạm vi sản phẩm của mình hoặc bạn gặp vấn đề với vị trí hiện tại. Một trong những sai lầm lớn nhất của các chủ doanh nghiệp là tìm kiếm một không gian văn phòng đáp ứng được nhu cầu trước mắt của họ. Ví dụ, nếu bạn muốn thuê thêm mười nhân viên, bạn phải tìm kiếm không gian có thể đáp ứng ngay cho họ. Đó là cách tiếp cận sai lầm. Nhu cầu kinh doanh của bạn rất năng động và sẽ khác nhau trong năm hoặc thậm chí vài tháng.
Có một viễn cảnh tương lai hoặc dài hạn về nhu cầu của doanh nghiệp là điều rất cần thiết. Bạn có thể biết được xu hướng phát triển và mở rộng kinh doanh cần thêm không gian làm việc trong tương lai.
2. Cơ sở hạ tầng kém
Các doanh nghiệp đôi khi chọn không gian làm việc với cơ sở hạ tầng kém. Điều này chủ yếu là do hạn chế về ngân sách. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn tối ưu hoá chi phí, nhưng việc thỏa hiệp với cơ sở hạ tầng kém có thể có hại.Một văn phòng giá rẻ bao gồm các cơ sở chất lượng thấp hơn. Ban đầu, có vẻ như đang tiết kiệm tiền, nhưng về lâu dài có thể sẽ phải chi nhiều tiền hơn cho việc bảo trì vì cơ sở hạ tầng giá rẻ sẽ yêu cầu sửa chữa thường xuyên hơn.
Cơ sở hạ tầng chất lượng tốt rất quan trọng đối với một doanh nghiệp. Nó sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất. Nó cũng mang lại một cái nhìn mới mẻ và ấn tượng cho văn phòng, chắc chắn sẽ làm hài lòng khách hàng của bạn.
Xem thêm: Kinh nghiệm thuê văn phòng mà các doanh nghiệp cần biết
3. Không gian không linh hoạt
Những thay đổi bất ngờ là điều khá phổ biến trong kinh doanh, dù là thuận lợi hay không thuận lợi. Trong những trường hợp như vậy, kế hoạch kinh doanh cần có khả năng sửa đổi và thích ứng với những thay đổi đó. Khi doanh nghiệp phát triển, nó có thể đòi hỏi những thay đổi trong không gian văn phòng. Ví dụ, thêm không gian làm việc cho nhân viên mới được thuê hoặc thêm không gian cho thiết bị mới.
Không gian văn phòng của bạn nên sẵn sàng cho những sửa đổi như vậy. Cần có đủ chỗ để thay đổi để bạn không phải di dời hoặc thuê thêm không gian. Việc chuyển đến một không gian mới là một quá trình tốn kém, vì vậy bạn nên có đủ không gian để mở rộng.
4. Chỉ nghĩ về không gian để bàn làm việc .
Đây là một sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Họ tận dụng hết công dụng của chiếc bàn văn phòng mà quên mất những công việc không thể làm được. Những công việc này có thể bao gồm họp nhóm, thuyết trình, đào tạo và các cuộc họp khác. Một danh sách các nhiệm vụ phong phú như vậy đòi hỏi một không gian chuyên dụng và được trang bị đầy đủ có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu.
Một khu vực dành riêng để nghỉ ngơi, ăn uống cũng cần thiết và có thể giúp tạo ấn tượng với khách hàng hoặc cho nhân viên thư giãn.Tất cả những tiện ích này cần được xem xét trong khi lập kế hoạch cho không gian làm việc lý tưởng. Nó mang lại bầu không khí chuyên nghiệp cho văn phòng và có thể tạo ra một môi trường làm việc thoải mái. Chỉ ngồi một chỗ và làm việc liên tục có thể làm giảm hiệu quả làm việc của nhân viên. Ngay cả việc nhìn liên tục vào bàn làm việc cũng có thể khiến công việc trở nên mệt mỏi hoặc nhàm chán.
Văn phòng phải là nơi thoải mái cho nhân viên. Bầu không khí tích cực này có thể thúc đẩy họ, tăng năng suất của họ và cuối cùng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
5. Không xem xét khu vực xung quanh
Yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của bạn. Môi trường xung quanh không gian làm việc của bạn có thể có ảnh hưởng lâu dài đến doanh nghiệp của bạn. Môi trường xung quanh phải phù hợp với văn phòng. Nói cách khác, khu vực phải bao gồm các doanh nghiệp tương thích. Bạn được kết nối với những người cùng chí hướng và phát triển doanh nghiệp của mình thông qua những kết nối này. Hãy tưởng tượng một văn phòng CNTT được bao quanh bởi các cửa hàng quần áo, thẩm mỹ viện và nhà hàng. Nó sẽ cản trở tầm nhìn của cả nhân viên, hạn chế sự phát huy khả năng tư duy,sáng tạo. Điều này sẽ không tạo ra các kết nối rất tốt.
Xem thêm: Kinh nghiệm thuê văn phòng mà các doanh nghiệp cần biết
Trên đây là những kinh nghiệm thực tế Arica Decor đã đúc kết lại được, mong rằng nó sẽ giúp ích cho bạn để tránh mắc những sai lầm khi đi thuê văn phòng làm việc. Hãy liên hệ cho Arica Decor theo thông tin dưới đây để được tư vấn nhiệt tình, chuyên nghiệp về thiết kế nội thất văn phòng:
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ARICA VIỆT NAM
Hotline: 093.222.5655
Email: tannguyen@aricadecor.com
Website: aricadecor.com
