Văn phòng là gì? Văn phòng có những loại nào? Và chức năng của văn phòng ra sao? Những thông tin về văn phòng chắc hẳn không quá xa lạ đối với mọi người. Tuy nhiên để tìm hiểu cụ thể về khái niệm, những loại và chức năng của văn phòng thì không phải ai cũng nắm chắc. Dưới đây là những thông tin mà Arica Việt Nam muốn chia sẻ đến các bạn.
Văn phòng là gì?
Văn phòng được hiểu là nơi để làm việc, có thể là văn phòng làm việc chung hoặc là văn phòng làm việc riêng. Điều này tùy thuộc vào cách bố trí của lãnh đạo và bộ phận nhân sự.
Văn phòng có thể là của một tổ chức doanh nghiệp, của một bộ phận cơ quan nhà nước…và mọi người đến đó để làm việc mỗi ngày. Văn phòng làm việc thường được bố trí những trang thiết bị vật dụng, nội thất, thiết bị thông minh, bố trí ánh sáng đầy đủ để đảm bảo nhân viên có thể hoạt động và làm việc một cách thoải mái nhất.
Mục đích chính của văn phòng đấy chính là các nhân viên đến và thực hiện những công việc của họ để phát triển công ty. Hiện nay các nhân viên văn phòng đều làm việc trên máy tính, văn phòng chung để mọi người cùng làm việc và hỗ trợ lẫn nhau.
Văn phòng có bao nhiêu loại
Hiện tại văn phòng được chia thành nhiều loại khác nhau như: Văn phòng riêng, văn phòng ảo và văn phòng xí nghiệp.
Văn phòng riêng
Văn phòng riêng là văn phòng làm việc có không gian riêng, văn phòng này chỉ dùng cho một người sử dụng duy nhất và không sử dụng chung với bất cứ nhân vien nào. Văn phòng riêng mang đến một không gian yên tĩnh, riêng tư và bí mật. Văn phòng riêng giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí do diện tích sử dụng không quá lớn, tuy nhiên chúng vẫn có những trang thiết bị và tiện ích sử dụng đầy đủ để giúp ích trong công việc.
Các văn phòng riêng vẫn được trang bị nội thất, có kết nối internet và các ổ cắm tiện ích. Mỗi một văn phòng riêng thường có diện tích từ 10-15m2 và chúng có thiết kế một cửa sổ để lấy ánh sáng tự nhiên vào ban ngày. Văn phòng riêng là loại văn phòng có không gian làm việc linh hoạt và giảm thiểu được những chi phí thuê ban đầu.
Văn phòng ảo
Văn phòng ảo là loại dịch vụ văn phòng mà các doanh nghiệp có thể thuê để làm địa chỉ đăng ký doanh nghiệp và nhận thư từ mỗi ngày. Đây là loại văn phòng không cần đến không gian và doanh nghiệp cũng chỉ cần địa chỉ là chính. Hiện nay tại Việt Nam cũng có rất nhiều đơn vị có cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo mà bạn có thể tham khảo.
Ưu điểm của văn phòng ảo là:
– Bạn có thể đặt địa chỉ doanh nghiệp ở một vị trí trung tâm lý tưởng để tăng độ uy tín đến với khách hàng.
– Có thể nâng cấp từ văn phòng ảo thành văn phòng vật lý trong tương lai nếu như bạn muốn tiếp khách tại địa chỉ này.
– Giá thành rẻ, dù là thuê văn phòng bằng danh nghĩa vị trí nhưng chi phí thuê của văn phòng lại rất rẻ.
Xem thêm: Thuê văn phòng ảo là gì? Những ai nên thuê văn phòng ảo?
Văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng cho doanh nghiệp thường có không gian lớn và phù hợp với công ty có quy mô lớn. Loại hình văn phòng này thường có không gian làm việc chung và đây được xem là mô hình văn phòng làm việc năng động. Với không gian mở, các nhân viên trong công ty có thể trao đổi công việc và hỗ trợ nhau một cách nhanh chóng và tốt nhất.
Văn phòng doanh nghiệp rất linh hoạt, không gian làm việc riêng tư được cá nhân hóa. Giúp kết nối được con người với nhau, tạo dựng được nền văn hóa kết hợp.
Loại hình văn phòng này thường được thiết kế thêm các phòng dịch vụ như phòng trò chơi, phòng tập thể dụng, phòng ăn uống…..
Ưu điểm của văn phòng doanh nghiệp là tính linh hoạt, với không gian diện tích rộng bạn có thể tuyển thêm nhân viên, kê thêm bàn làm việc. Ngăn hoặc tách thành các phòng nhỏ hơn…
Ý nghĩa của văn phòng là gì?
Văn phòng là một tổ chức kinh doanh, tổ chức hành chính nhà nước hoặc ngoài nhà nước. Và ý nghĩa của văn phòng là:
Trung tâm thông tin
Đây là nơi thu thập, xử lý và phân phối thông tin. Những thông tin có trong văn phòng là thông tin về kinh doanh, hồ sơ doanh nghiệp, hồ sơ khách hàng, các chứng từ mua bán, hóa đơn…Văn phòng chính là nơi lưu trữ và bảo mật tốt nhất những thông tin này.
Văn phòng đảm bảo cho sự tồn tại
Một doanh nghiệp khi có văn phòng, là nơi để đăng ký kinh doanh thì cũng sẽ đảm bảo cho khách hàng thấy rằng đây là doanh nghiệp thật. Có nhiều khách hàng trước khi ký kết hợp đồng thường muốn đến trực tiếp văn phòng để xác nhận lại xem văn phòng này có thật sự hoạt động hay không?
Phối hợp công việc
Trong văn phòng làm việc có thể sẽ chia thành nhiều phòng nhỏ khác nhau bên trong để tùy thuộc vào vị trí và nhiệm vụ mà sẽ có nơi ngồi là việc phù hợp. Tuy nhiên đây vẫn là khoảng không gian chung, giúp duy trì được mối quan hệ giữa các đồng nghiệp với nhau, phối hợp công việc với nhau.
Kiểm soát quản lý
Người đứng đầu doanh nghiệp sẽ kiểm soát được các nhân viên đến làm việc có đúng giờ không. Có đi làm đầy đủ mỗi ngày theo quy định hay không. Đồng thời cũng quản lý và kịp thời giao những nhiệm vụ phù hợp nhất với năng lực.
Xem thêm: Xây dựng văn phòng lý tưởng cần có những gì?
Hy vọng những thông tin mà chúng tôi chia sẻ trên đây giúp các bạn hiểu hơn về khái niệm văn phòng là gì? Văn phòng có bao nhiêu loại và ý nghĩa của văn phòng. Để thiết kế nội thất văn phòng đẹp nhất với chi phí rẻ nhất các bạn hãy liên hệ ngay đến Arica Việt Nam để được tư vấn miễn phí.
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ARICA VIỆT NAM
Hotline: 0932.225.655
Email: tannguyen@aricadecor.com
Website: aricadecor.com
