Văn phòng Hybrid là gì và công ty của bạn có thể thiết lập văn phòng như thế nào? Tìm hiểu lý do tại sao văn phòng Hybrid có thể phù hợp để vận hành doanh nghiệp trong thời điểm trong và sau Covid hay ngay tại thời điểm hiện tại. Cùng Arica Décor theo dõi bài viết dưới đây để hiểu hơn về nó nhé.

Văn phòng Hybrid là gì?

Văn phòng Hybrid ngày càng trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Mô hình văn phòng Hybrid cho phép nhân viên làm việc theo hai hình thức: làm việc trực tiếp và làm việc từ xa. Văn phòng Hybrid bao gồm các nhân viên làm việc tại văn phòng, còn nhóm khác làm việc tại nhà và cho phép tự do hơn về thời gian,  địa điểm hoàn thành công việc. Một nơi làm việc linh hoạt giúp cải thiện được năng suất làm việc và giúp nhân viên cân bằng được công việc với các mối quan tâm khác trong cuộc sống.

Một số doanh nghiệp có các kết hợp mô hình văn phòng hybrid khác nhau như văn phòng chia sẻ nơi nhân viên được phân bổ một khoảng thời gian nhất định trong một không gian văn phòng, còn thời gian còn lại sẽ làm việc tại nhà. 

Covid và mô hình Văn phòng Hybrid

Kể từ khi đại dịch bùng phát, các công ty đã phải thích ứng để duy trì hoạt động. Một phần chính của sự điều chỉnh này liên quan đến điều hành và làm việc từ xa. Với những lệnh cấm không ra ngoài đường khi không cần thiết trong thời kì dịch căng thẳng, các công ty đã phải chuyển sang mô hình làm việc tại nhà – hoặc ít nhất là một phần thiết lập làm việc tại nhà. Tuy nhiên, khi các hạn chế đã được nới lỏng, nhiều nhân viên đang quay trở lại văn phòng. Nhưng một số khác vẫn bị hạn chế di chuyển bởi khu vực họ đang sinh sống nên họ vẫn tiếp tục làm việc từ xa.

Như vậy mô hình văn phòng hybrid là một phương pháp tuyệt vời giúp các doanh nghiệp duy trì được hoạt động trong thời gian dịch bệnh căng thẳng. Không những vậy mà nó đem lại một hiệu quả không ngờ. Trong một vài nghiên cứu đã chỉ ra rằng, những người làm việc từ xa có năng suất cao hơn 20% -50% so với các đồng nghiệp của họ trong văn phòng.

Mô hình văn phòng hybrid đang dường như rất phổ biến sau dịch covid và dường như nó đã trở thành xu hướng mới. Một báo cáo của Xerox cho thấy hơn 50% doanh nghiệp trên toàn thế giới có kế hoạch thay đổi chính sách làm việc tại nhà của họ trong năm tới. 

Nơi làm việc trong tương lai là sự kết hợp giữa điều khiển từ xa và tại văn phòng. Công nghệ sẽ là chìa khóa để giữ cho nhân viên được kết nối giúp quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ. 

        Xem thêm: Satellite Office là gì? Các lợi ích của Satellite Office.

Cách thiết lập một mô hình văn phòng hybrid

Đưa ra các chính sách cho văn phòng hybrid

Việc áp dụng chính sách với mô hình văn phòng hybrid thiết lập các kỳ vọng và hướng dẫn mà nhân viên có thể tuân theo.

• Xác định rõ ai được làm việc tại nhà. Vạch ra các tiêu chí và quy định những vị trí nào không được làm từ xa. 
• Tạo hướng dẫn về thời điểm nhân viên làm việc từ xa so với tại văn phòng – Nhân viên làm việc từ xa có được yêu cầu đến văn phòng vài lần một tuần hay không? Sẽ có một chính sách làm việc từ xa tùy chỉnh cho từng nhân viên? Hoặc người quản lý sẽ phụ trách lịch trình làm việc từ xa của nhóm họ? Có sự kiện hoặc cuộc họp mà nhân viên phải có mặt không? Có giờ làm việc cụ thể cho nhân viên ở xa không? Liệt kê tất cả các tình huống và bao gồm các nguyên tắc cho từng tình huống. 
• Thiết lập kỳ vọng về cách nhân viên sẽ làm việc – Nhân viên sẽ truy cập máy tính làm việc của họ từ xa hay mang máy tính về nhà? Công ty sẽ cung cấp một máy tính xách tay hay nhân viên phải sử dụng những công cụ, ứng dụng nào để hoàn thành nhiệm vụ ? Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều biết cách sử dụng các công cụ và nền tảng sẽ được sử dụng. 
• Tăng cường bảo mật – Đặt ra các quy định và giao thức bảo mật nghiêm ngặt. Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu các rủi ro tiềm ẩn và cách ngăn chặn chúng, đặc biệt là khi làm việc từ xa.

Thiết kế và bố trí lại không gian văn phòng

Xem xét kích thước của không gian văn phòng làm việc. Với số lượng nhân viên ít hơn trong văn phòng liệu có thực sự cần nhiều không gian như vậy không? Kiến tạo lại không gian phù hợp với nhu cầu mới sử dụng và cập nhật các hướng dẫn an toàn mới nhất. Vì nhiều công ty đang chuyển đổi sang văn phòng kết hợp do COVID-19, nên cần có khoảng cách rộng rãi giữa các vị trí ngồi làm việc. 

Nếu nhân viên chỉ đến dự các cuộc họp và các sự kiện đặc biệt, hãy sắp xếp lại không gian để thúc đẩy sự hợp tác, tăng năng suất. Để không gian có ý nghĩa nhiều hơn cho khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng hãy thiết lập nó cho phù hợp. Văn phòng làm việc vẫn  đóng vai trò quan trọng, là nơi thể hiện thương hiệu và phản ánh các giá trị của công ty. 

Đầu tư vào các công nghệ phù hợp

Điều quan trọng là xác định đầu tư phần cứng và phần mềm cần thiết. Công ty sẽ cung cấp máy tính làm việc, tai nghe, webcam,…. Hay những phần mềm nào là cần thiết phục vụ cho công việc cần thiết?

Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét:

• Truy cập từ xa: công ty có thể cung cấp thiết bị làm việc hoặc nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân để truy cập mạng và làm việc từ xa.
• Quản lý dự án – Khám phá các công cụ quản lý dự án khác nhau có sẵn và chọn một công cụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của công ty.
• Giao tiếp trong quá trình làm việc – Các ứng dụng được ưu tiên để liên lạc bao gồm Google chat, Zoom và Skype. Các nhân viên có thể trò chuyện với nhau và tham dự các cuộc họp trực tuyến
• Cộng tác – Một nhóm ở xa cần một nơi để cộng tác và truy cập tài liệu. Một số lựa chọn hàng đầu cho việc này là Google Drive và Microsoft Teams.

         Xem thêm: Agile Workspace là gì? Những lợi ích mà Agile Workspace mang lại cho doanh nghiệp

Ưu và nhược điểm của mô hình văn phòng Hybrid

Ưu điểm của mô hình Hybrid:

• Tăng năng suất lao động . Làm việc từ xa sẽ ít bị phân tâm hơn và có nhiều thời gian nghỉ ngơi hơn, điều này giúp họ luôn sảng khoái và có động lực. 
• Giảm mức độ căng thẳng. Thống kê cho thấy những người làm việc từ xa, thậm chí một lần mỗi tháng, hạnh phúc hơn và ít căng thẳng hơn. 
• Tiết kiệm chi phí. Cả người sử dụng lao động và người lao động đều tiết kiệm tiền bằng cách làm việc từ xa thậm chí một nửa thời gian. Người lao động ở xa tiết kiệm chi phí đi lại trong khi doanh nghiệp tiết kiệm vật tư và các chi phí khác. 
• Giảm luân chuyển nhân viên. Các công ty cung cấp sự sắp xếp công việc linh hoạt có tỷ lệ thay đổi nhân viên thấp hơn 25%.

Nhược điểm với mô hình hybrid

• Thời gian gặp mặt có hạn . Rất nhiều người mong muốn được đi làm hàng ngày để giao lưu, động não và cộng tác. 
• Các vấn đề hòa nhập . Những nhân viên làm việc tại nhà không “làm việc theo vòng lặp” như nhân viên văn phòng và không gặp gỡ trực tiếp nhiều với cấp trên của họ. 
• Vấn đề an ninh mạng . Trong thời đại kỹ thuật số của chúng ta, bảo mật là ưu tiên hàng đầu và với nhiều người làm việc từ xa hơn bao giờ hết, các mối đe dọa bảo mật đang gia tăng. Việc triển khai các biện pháp bảo mật trong một hệ thống hybrid còn gây ra những khó khăn lớn hơn. 
• Quản lý đội nhóm . Khi các thành viên trong nhóm bị phân tán rộng rãi và chỉ có thể giao tiếp qua màn hình, việc quản lý họ một cách hiệu quả có thể gây khó khăn. 

Hãy liên hệ với Arica Decor theo thông tin bên dưới đây, chúng tôi sẽ tư vấn và thiết kế văn phòng cho doanh nghiệp của bạn một không gian làm việc hoàn hảo nhất: 

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ARICA VIỆT NAM

Hotline: ‪093.222.5655

Email: tannguyen@aricadecor.com

Website: aricadecor.com